¿Qué es un workshop?
Un workshop o también denominados talleres de trabajo intensivo son organizados para comunicar noticias relevantes y “educar” a los asistentes en temas relacionados con la marca. Además, es el ambiente ideal para generar una interacción entre clientes que colabore en el intercambio de información, recomendaciones de uso y hasta promoción que puedan mejorar la reputación del negocio.
¿Cómo se organiza un workshop?
Para que tengas un workshop exitoso, es necesario cumplir ciertos pasos que garanticen el posicionamiento de tu evento, ya que puedes realizarlo cada determinado tiempo.
Define el tema
Antes de pensar en cómo organizar un workshop, debes determinar de qué va a tratar y cuál es objetivo que quieres cumplir al realizarlo. Puedes:
- Dar a conocer tu marca
- Informar y enseñar cómo utilizar cierto producto/servicio
- Compartir casos de éxito
- Anunciar asociaciones con otras marcas, etc.
Identifica el público objetivo
Con el tema decidido, es momento de ver qué tipo de perfil quieres que cumplan las personas que acudan a este evento. Probablemente no te funcione mucho que acuda alguien que no va a aprovechar las enseñanzas que vas a compartir, así que es momento de ser selectivo y específico con el público objetivo.
Esto lo demuestras en los sitios en donde vas a promocionar tu evento.
Difunde tu workshop
La promoción que le hagas a tu workshop es pieza clave para lograr que tengas la cantidad de participantes que deseas. Afortunadamente, las redes sociales están a tu servicio, así como el blog de tu tienda online y blogs relacionados con la temática del evento.
Puedes buscar asociarte con alguna otra marca con la que puedas compartir público objetivo y así obtener más participantes.
Define el material que vas a utilizar
Como en todo evento, se debe tener preparado el material que vas a querer compartir con los participantes. Sean guías, manuales de uso, información en digital o elementos multimedia, debes estar preparado para ofrecerla al participante, ya que seguramente no se conformarán con solo verla en pantallas; van a querer poder llevarse a casa parte de la información que se les compartió en el evento.
Las cuestiones técnicas también importan, así que evalúa el espacio en donde se va a llevar a cabo tu workshop y revisa cuantas personas cómodamente pueden estar presentes. La acústica es otro tema que debes monitorear, así como la posición de pantallas, proyectores y equipos de sonido.
Acredita y certifica la presencia de los participantes
Aunque la acreditación del participante va al inicio del evento y la certificación de su presencia es al finalizar el trabajo, es necesario que tengas lo necesario para llevarlas a cabo.
El check in de los participantes debe ser una actividad sencilla y fluida, ya que tienes los tiempos exactos. Utiliza una sencilla base de datos en donde incluyas nombre completo del participante y de manera manual le puedas otorgar algún elemento que lo identifique con los demás participantes. Un gafete o un sticker con el nombre de cada uno suelen ser los métodos más utilizados. Si tuviste un registro previo al evento en alguna landing page y ya tienes la información de los participantes confirmada, puedes anticipar este paso y el día del evento tener ya a la mano los identificadores.
Al momento de finalizar el workshop, puedes realizar una rápida ronda de recolección de diplomas o papeles que acrediten su presencia. Todo esto funciona como un factor más para acudir a tu evento, ya que puede proporcionar valor curricular y experiencia ante los interesados. De hecho, puedes enviar los certificados de asistencia vía correo electrónico en las siguientes horas.
Así que ya sabes, puedes comenzar a organizar el workshop de tu tienda online, negocio o marca e interactuar con tu público. Te recomendamos que consideres hacer este tipo de eventos una vez cada dos meses.
